Eine MwSt.-Erklärungsfrist in Deutschland zu verpassen kann eine Strafe von bis zu 25.000 Euro bedeuten. Eine in Frankreich zu verpassen bedeutet Strafen, die ab dem ersten Tag auflaufen. Die Umsatzsteuererklärung ist nicht optional, nicht kompliziert — aber sie muss richtig, pünktlich, jedes Mal eingereicht werden.
Was ist eine Umsatzsteuererklärung und warum ist sie wichtig?
Eine Umsatzsteuererklärung ist eine regelmäßige Steuererklärung, die bei Ihrer nationalen Steuerbehörde eingereicht wird. Sie fasst die MwSt. zusammen, die Sie von Kunden eingenommen haben (Ausgangssteuer), und die MwSt., die Sie auf Ihre eigenen Einkäufe gezahlt haben (Vorsteuer). Die Differenz ist das, was Sie schulden — oder was Ihnen erstattet wird.
Jedes MwSt.-registrierte Unternehmen in der EU muss Erklärungen einreichen. Es gibt keine Mindestgrenze, unterhalb derer Erklärungen optional wären. Sobald Sie registriert sind, reichen Sie ein — auch wenn die Erklärung eine Nullmeldung ist.
Die Straflandschaft ist schwerwiegend und uneinheitlich:
- Deutschland: Verspätungszuschlag bis zu 10 % der geschuldeten MwSt., maximal 25.000 Euro. Anhaltende Nichteinreichung löst eine Steuerschätzung durch das Finanzamt aus, oft zu überhöhten Werten.
- Frankreich: 10 % Strafe auf unbezahlte MwSt., plus 0,20 % monatliche Zinsen ab dem ersten Verzugstag. Das sind 2,4 % jährlich — zusätzlich zur Steuer selbst.
- Italien: Verspätete Zahlungsstrafe von 30 % der geschuldeten Steuer, reduziert auf 15 % bei Zahlung innerhalb von 90 Tagen.
- Spanien: Zuschläge eskalieren von 5 % (innerhalb von 3 Monaten) auf 20 % (nach 12 Monaten) plus Zinsen.
- Niederlande: Feste Geldstrafe von 68 Euro bei erstmaliger verspäteter Einreichung, steigt auf 5.514 Euro bei Wiederholung.
Wer muss einreichen — Schwellen und Registrierungsauslöser
Sie müssen MwSt.-Erklärungen einreichen, wenn Sie MwSt.-registriert sind. Die MwSt.-Registrierung wird obligatorisch, wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz die Registrierungsschwelle für Ihr Land überschreitet.
Die Registrierung wird auch sofort ausgelöst — unabhängig vom Umsatz — wenn:
- Sie innergemeinschaftliche Erwerbe von Waren über 10.000 Euro tätigen
- Sie digitale Dienstleistungen an EU-Verbraucher erbringen und 10.000 Euro an grenzüberschreitenden B2C-Verkäufen überschreiten
- Sie Waren in die EU einführen und der Einführer sind
- Sie ein Nicht-EU-Unternehmen sind, das steuerpflichtige Lieferungen in einem EU-Land macht
So berechnen Sie Ihre MwSt.-Schuld
| Komponente | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Ausgangssteuer | MwSt., die Sie Kunden auf alle steuerpflichtigen Verkäufe in Rechnung gestellt haben | 10.000 € Umsatz × 20 % = 2.000 € |
| Vorsteuer | MwSt., die Sie auf Ihre betrieblichen Einkäufe und Ausgaben gezahlt haben | 3.000 € Kosten × 20 % = 600 € |
| MwSt.-Schuld | Ausgangssteuer minus Vorsteuer | 2.000 € − 600 € = 1.400 € geschuldet |
| MwSt.-Guthaben | Wenn Vorsteuer die Ausgangssteuer übersteigt | Wenn Vorsteuer = 2.500 €, Guthaben = 500 € |
Nur MwSt. auf betriebliche Ausgaben ist abzugsfähig. Private Nutzung eines betrieblichen Wirtschaftsguts — ein zu 50 % privat genutzter Laptop, zum Beispiel — bedeutet, dass nur 50 % der MwSt. abgezogen werden kann.
Nicht abzugsfähige Vorsteuer in den meisten Ländern:
- Bewirtungs- und Repräsentationskosten
- PKW (außer das Unternehmen ist im Automobilhandel tätig)
- Ausgaben ohne Bezug zu steuerpflichtigen Geschäftstätigkeiten
Schritt für Schritt: Was in Ihre Umsatzsteuererklärung gehört
Sammeln Sie alle Ausgangsrechnungen für den Zeitraum. Fügen Sie jede im Erklärungszeitraum ausgestellte Rechnung hinzu — bezahlt und unbezahlt. Die MwSt. wird in der Regel nach dem Rechnungsdatum (Soll-Besteuerung) und nicht nach Zahlungseingang verbucht.
Addieren Sie Ihre Ausgangssteuer nach Satz. Die meisten Länder haben mehrere MwSt.-Sätze — Normal, ermäßigt und stark ermäßigt. Trennen Sie Ihre Verkäufe nach jedem anwendbaren Satz auf.
Sammeln Sie alle Eingangsrechnungen und Ausgabenbelege. Sie benötigen die Originalrechnung mit der USt-IdNr. des Lieferanten, dem Nettobetrag und dem klar ausgewiesenen MwSt.-Betrag. Kontoauszüge allein sind nicht ausreichend.
Identifizieren Sie innergemeinschaftliche Lieferungen oder Erwerbe. Verkäufe an MwSt.-registrierte Unternehmen in anderen EU-Ländern werden in einer separaten Zeile als innergemeinschaftliche Lieferungen (steuerfrei) gemeldet. Beide wirken sich auf Ihre Erklärungssummen aus und können eine ZM (Zusammenfassende Meldung) oder Intrastat-Meldung auslösen.
Wenden Sie das Reverse Charge an, wo erforderlich. Dienstleistungen, die von Nicht-EU-Lieferanten (und einigen EU-Lieferanten) erworben werden, erfordern möglicherweise die Eigenberechnung der MwSt. im Rahmen des Reverse Charge.
Berechnen Sie die netto MwSt.-Position. Ausgangssteuer minus gesamter abzugsfähiger Vorsteuer ergibt Ihre Zahlung oder Erstattung.
Füllen Sie das Erklärungsformular aus und reichen Sie es ein. Jedes EU-Land akzeptiert und verlangt mittlerweile Online-Einreichungen über das nationale Steuerportal.
Zahlen Sie jede geschuldete MwSt. bis zur Zahlungsfrist. In den meisten Ländern stimmt die Zahlungsfrist mit der Einreichungsfrist überein.
Umsatzsteuererklärungsfristen nach Land
| Land | Einreichungshäufigkeit | Frist | Strafe für verspätete Einreichung |
|---|---|---|---|
| Deutschland | Monatlich / Vierteljährlich | 10. des Folgemonats | Bis zu 10 % der Steuerschuld, max. 25.000 € |
| Frankreich | Monatlich / Vierteljährlich | 15.–24. je nach Unternehmenskategorie | 10 % der fälligen MwSt. + 0,20 %/Monat Zinsen |
| Niederlande | Monatlich / Vierteljährlich / Jährlich | Ende des Folgemonats | 68 € (Erstverstoß), bis zu 5.514 € |
| Spanien | Monatlich / Vierteljährlich | 20. des Folgemonats | 5 %–20 % Zuschlag je nach Verspätungsdauer |
| Italien | Monatlich / Vierteljährlich | 16. des Folgemonats | 30 % der Steuerschuld (reduzierbar) |
| Polen | Monatlich / Vierteljährlich | 25. des Folgemonats | Bis zu 30 % des Steuerdefizits |
| Schweden | Monatlich / Vierteljährlich / Jährlich | 12.–26. je nach Umsatz | 500–5.000 SEK pro verspäteter Erklärung |
| Österreich | Monatlich / Vierteljährlich | 15. des übernächsten Monats | 2 % der Steuerschuld, mindestens 50 € |
| Belgien | Monatlich / Vierteljährlich | 20. des Folgemonats | 25–500 € plus Steuerlichen Zinsen |
| Irland | Zweimonatlich / Jährlich | 19. des Monats nach dem Zeitraum | Zuschlag von 5 %–10 % der Steuerschuld |
Wie Sie tatsächlich einreichen — Online-Portale nach Land
- Deutschland: ELSTER (elster.de) — kostenloses staatliches Portal; unterstützt Umsatzsteuervoranmeldung und Jahreserklärung
- Frankreich: impots.gouv.fr — compte fiscal en ligne; monatliches/vierteljährliches CA3-Formular online eingereicht
- Niederlande: Belastingdienst-Portal (mijn.belastingdienst.nl) — vierteljährliche Erklärung für kleinere Einreicher
- Spanien: Agencia Tributaria (sede.agenciatributaria.gob.es) — Modelo 303 online eingereicht; Cl@ve PIN oder elektronisches Zertifikat erforderlich
- Italien: Agenzia delle Entrate (agenziaentrate.gov.it) — Liquidazione IVA periodica vierteljährlich eingereicht
- Polen: e-Deklaracje-Portal oder JPK_VAT-Dateieinreichung — Polen verwendet ein einheitliches Prüfdateiformat
- Schweden: Skatteverket (skatteverket.se) — Momsdeklaration online eingereicht; BankID-Authentifizierung erforderlich
- Österreich: FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at) — UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) monatlich oder vierteljährlich eingereicht
- Belgien: MyMinfin (myminfin.be) — periodische MwSt.-Erklärung online eingereicht
- Irland: Revenue Online Service (ros.ie) — VAT3-Erklärung zweimonatlich eingereicht
Die meisten Portale erfordern eine vorherige Registrierung vor Ihrer ersten Einreichungsfrist. Registrieren Sie sich an dem Tag, an dem Sie Ihre USt-IdNr. erhalten — nicht am Tag vor dem Fälligkeitsdatum Ihrer ersten Erklärung.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Meldung auf Ist-Basis, wenn Soll-Besteuerung vorgeschrieben ist. Die meisten EU-Länder verlangen, dass MwSt. nach dem Rechnungsdatum und nicht nach dem Zahlungsdatum gemeldet wird. Wenn Sie im März in Rechnung stellen, aber die Zahlung im April erhalten, gehört die MwSt. in die März-Erklärung.
Fehlende innergemeinschaftliche Transaktionen. Jeder Verkauf an ein MwSt.-registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land muss als innergemeinschaftliche Lieferung gemeldet werden — steuerfrei, aber trotzdem deklariert.
Vorsteuer ohne gültige Rechnung abziehen. Vorsteuerabzüge erfordern eine konforme MwSt.-Rechnung vom Lieferanten — einschließlich seiner USt-IdNr., Ihrer USt-IdNr., einer eindeutigen Rechnungsnummer, des Datums, des Nettobetrags und des separat ausgewiesenen MwSt.-Betrags. Ein Kontoauszug, der eine Zahlung an einen Lieferanten zeigt, ist kein ausreichender Nachweis für einen Abzug.
Nullmeldung einreichen, obwohl es Aktivität gab. Wenn Sie in einem Zeitraum ohne Ausgangsrechnungen Einkäufe mit Vorsteuer getätigt haben, reichen Sie trotzdem ein.
Zahlung nach pünktlicher Einreichung verspätet vornehmen. Das Einreichen der Erklärung bis zur Frist und dann eine Woche später zu zahlen löst in den meisten Ländern trotzdem eine Verzugszinsgebühr aus.
Jedes Mal die richtigen Zahlen ermitteln
Die MwSt.-Schuldberechnung ist mechanisch, sobald Sie saubere Unterlagen haben. Nutzen Sie unseren kostenlosen MwSt.-Rechner, um die Sätze in allen 27 EU-Ländern zu überprüfen, bevor Sie Zahlen in Ihre Erklärung eingeben. Bei Unsicherheit über eine bestimmte Transaktionsart — insbesondere grenzüberschreitende Dienstleistungen, Reverse-Charge-Transaktionen oder gemischt genutzte Wirtschaftsgüter — kostet eine einmalige Beratung bei einem lokalen MwSt.-Berater weit weniger als eine Strafbeurteilung.
Die Unternehmen, die die MwSt. richtig machen, sind nicht die mit den komplexesten Systemen. Es sind diejenigen, die jeden Zeitraum dasselbe Einfache tun: Rechnungen sammeln, jede Position kategorisieren, die Nettoposition berechnen, bis zur Frist einreichen, am selben Tag zahlen. Wiederholen. Keine Überraschungen.